“被PowerPoint折腾死”(Death by Power Point)是公司里的流行语。在企业的日常工作中,尤其是外向型工种,比如招标、提案等,办公软件“依赖症”的程度越比想象中要严重。刚入职场的菜鸟们会被告知,PPT、Excel和Word是办公室的“吉祥三宝”。
或许你私底下很痛恨PPT,但时代发展到今天,公司白领几乎无人可以幸免,除非你已是大老板,不过,大老板也有烦恼,一般来说,层级越高,需要审阅和聆听的PPT越海量。司空见惯的以PPT为导向进行的演说和汇报,也让PPT本身从一个基础的应用程序,摇身变为世界性的“企业语言”。
公关公司员工Amy,对这个软件颇有微词,“明明只想表达一个想法和理念,但却要耗费无数的后续精力用幻灯片进行‘包装’。”最可怕的是,在开完会之后,领导要求把PPT还原成报告,以Word形式重新递交。没有经历过的人无法理解,那种把精简了的只言片语,再还原成冗长句子的巨大痛苦。
PPT像一种生命力顽强的细菌,在我们的生活中无孔不入。从上学开始,我们便被各种各样的PPT狂轰滥炸,课堂作业、论文答辩、班级联欢,同样的,老师上课也需要制作PPT,三寸讲台简直成了演艺台。工作了之后更不用说了,周末以为可以暂时避开这个讨厌鬼,参加朋友婚礼时,司仪激动地宣布,请大家看一段PPT,那是两位新人相识的全过程,你会立马产生吐血的冲动。
对PPT持反对观点的人士认为,PPT是对思想的隐性扼杀,它的出现和盛行,限制了会议的形式,与会者被迫跟随讲演人的思路,而没有时间消化和更深层次的理解。而且,一旦人们被这些花俏的格调吸引,整场讲演就已偏离了最初意图。
它也营造了一种职场的“秀”文化,要知道为了应付这项苦差事,多少白领特别去PPT培训班学习,培训师更传授模板化的讲演技巧。更加的职业化,是商业社会成熟的标志之一,但也印证了一点,这是一个过度包装的时代,在会议上持指挥棒舌灿莲花的人,在实际工作中未必有多优秀。显然,PPT制造了很多业务并不熟悉却能靠此蒙混过关的“南郭先生”。
更糟的是,它降低了讨论的质量。PPT有一些无法解释的非技术层面谜题:它让事情变得既过于简单又过于复杂,它将微妙的想法简化为短句,但同时又鼓励你用不相干的数据拉长演示稿的篇幅——如果太短,通常会被认为没有水平。
一些职场人士扯起反PPT的大旗,瑞士有一个“反PPT党”,他们鼓吹砍断桌子中央连接笔记本电脑与投影仪的连接线,或者说服大家篡改各类幻灯片,以显示利用这个软件是多么的愚蠢和浪费时间。
反PPT党的结论是,观看枯燥无味的PPT报告每年会给欧洲造成1100亿欧元损失。
只是,如果PPT有这么多的缺陷和反对者,为什么在职场的地位会越来越稳固?
答案很简单,因为老板们喜欢这种看起来专业的会议形式。私底下抱怨的都是执行的人。
坚持使用PPT出发点不过三个。第一,因为其他人都这么做。第二,因为它比写一份得体的演讲稿需要付诸于纸面的字少了很多。最后也是最重要的,PPT可以会放松报告人紧张的神经,在灯光暗淡的房间里,有屏幕上的关键字作为提示词,听起来就不是一件多么可怕的事情了——尽管PPT是为了方便听众而设计的,但它实际上却大大方便了演说者。
Sam是香港一家咨询公司的员工,他们的客户主要在金融领域,PPT对他来说简直就是家常便饭,恐怖的不是频率,而是巨大的工程以及修改的次数,Franky曾经帮一个客户做过长达四百页的总结PPT,事实上,总结类的PPT还算是好做的,真正的竞争发生在提案或者竞标领域。在这个时候,PPT其实就是一件商品,你需要恰到好处地进行包装,作为乙方,你见到投资者的机会和时间不多,如何在最短的时间内通过几页幻灯片引起他们的注意,值得探究。
事情的关键出在报告人的表达水平上,如何将一个词语、一句话、长篇的文字用图和表展示出来,是一种表达;如何将一个或者多个论点有逻辑地展现出来,也是一种表达。PPT只是一个用来突出演讲表现力和烘托气氛的工具,来表现用语言无法表达出来的东西。作为参与双方,有了关键词和画面对注意力的分散,你可以避免报告人长篇累赎地念完2000字的报告,以及之后依次感谢100家赞助单位的会议灾难。
总结来说,PPT的优势集中在两点,一是可以迅速罗列出要点,制作出显示图片与图表;二是将视觉辅助内容投射到屏幕上。
持赞同观点的人认为,PPT是一种生产力推动剂或者生产力本身。它帮助职场人的自我系统训练,常使用PPT的人逻辑一般会很好,因为Word报告是连贯的,而PPT在物理上需要一页一页分开,没逻辑的人,分页会切断他的延续思维,而熟练使用PPT的人,则会自己归类、合并和调整。
你看,我们似乎陷入了一场没有共识的争议当中,思考工具对于人类的意义和束缚,双方各执一词。PPT就是工具,也是一把利器,有人切菜,有人犯罪,关键是用的人。
好看的PPT,只是一个有思想的人在表达想法的过程中,顺便产生的副产品。幻灯片本身没什么值得骄傲的。有传说乔布斯生前最讨厌的办公软件就是PPT,但这并不妨碍他利用PPT做出很棒的商业提案。有时他讲了一大段,PPT上却仅仅显示一个词组,且背景色总是蓝灰色 (也被称为苹果灰),而文字只要白色。有人说,看过他的讲演,你就会明白,原来PPT也有生命,赋予这一切的,无非就是人。
有职场的地方就有PPT。人们对它的争论也并非才爆发出来的新鲜议题。2003年,美国耶鲁大学退休教授、作家爱德华·塔夫特(Edward Tufte)就撰写了一篇文章,题目是《PPT是魔鬼》(Power Point is Evil),发表在《连线》(Wired)杂志上,引起了不小的震动。不过,在此之后发生了什么?什么都没发生——除了PPT继续变得越来越强大。